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CÓMO OPTIMIZAR AL MÁXIMO TU TIEMPO EN EL TRABAJO

17 marzo, 2014

O cómo consigo ser lo más productiva posible.

Hace unos días os contaba que llevo unas semanas bastante a tope y con alguna incertidumbre que otra. Con todo eso rondándome las últimas semanas, podréis imaginar un poco el caos mental de algunos días. Parece que no conseguía salir adelante y mucho menos conseguía sacar el trabajo de encima. Pues bien, hoy os traigo uno de esos post prácticos y escritos bajo consejo personal y mi propia experiencia.

En algunos de mis talleres muchos me habéis preguntado «¿cómo lo haces? ¿consigues llegar a todo? ¿cuántas hora trabajas?» Así que hoy, os desvelo uno de mis trucos que mejor me funcionan y lo han hecho siempre: ¡¡LAS LISTAS!!

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¿No tienes una libretas? ¿No haces listas? Hoy te voy a enseñar cómo optimizar al máximo tu tiempo en el trabajo y poder sacarle el mayor de los partidos. Así que lo primero que vas a hacer es ir a la papelería y comprarte la libreta que más te guste. Ésta va a ser tu libreta «estrella» y la que te va a acompañar durante todo el año.

A principios de año yo ya cambié de libreta y empecé una nueva, la del 2014. Pero lo mejor para mi en ese momento, no es empezar una nueva … sino guardar la del año anterior: repasar cómo empecé, y todo lo que he conseguido. Todo, todo queda registrado en esa libreta que guardo año tras año y me hacen sentir y valorar el esfuerzo y cariño que puse en todo lo que conseguí.

Esa libreta te va a servir de guía, de base sobre la que construir todas tus tareas, apuntar objetivos, reuniones, resultados … Pero hoy te voy a hablar de tareas y cómo las listas van a ser tus mejores aliadas.

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Hay mucha teoría y muchas técnicas sobre listas de tareas, yo siempre, y desde que estudiaba, que utilizo la misma técnica. Técnica que después de leer sobre el tema, supe que era la correcta, por algo me estaba funcionando, ¿no? Y, de verdad te digo, que es muy simple … muy fácil y sencilla.

 · LISTAS PARA OPTIMIZAR TU TIEMPO EN EL TRABAJO ·

1. Construye dos listas. Yo siempre tengo dos paraleas: la lista de tareas de HOY y la lista de tareas IMPORTANTES generales por hacer.

2. En la «Lista de Tareas de HOY» apunto 5 (y sólo cinco, no más) tareas «realistas» por orden de prioridad. Digo realistas porque no vale eso de ‘abrir un blog y ganar dinero de él’. Una tarea realista para ese objetivo sería, ‘abrir cuenta en blogger’ ¿entendéis? Y sólo cuando consigo tachar una, apunto otra (que ya sabemos que seguro que tú también tienes más de 5 tareas para apuntar en un mismo día, ¿verdad?). Es muy importante el proceso de «tachado», parece una tontería, pero el hecho de tachar algo, ya nos hace sentir mejores y al final del día veremos si hemos conseguido nuestros objetivos reales (aunque tengamos sensación de no haber avanzado) Esta lista es cambiante cada día y la noche anterior suelto tener listas las tareas del día siguiente ya. Me da mucha tranquilidad y organización.

3. En la «Lista de Tareas IMPORTANTES por hacer» apunto todas aquellas tareas que vamos arrastrando, que no son prioritarias pero que en algún momento en un futuro cercano (o cuando encuentre tiempo) quiero realizar. En mi caso una tarea de este tipo sería, ‘hacer fotos a la mesa nueva del comedor’. No es importante para hoy, no hace falta que corra y pierda esas horas hoy por hacer las fotos, si hay otras tareas, pero sí que, en algún momento, me gustaría hacer. Normalmente esta lista es más larga que la primera. Yo la suelo ampliar casi a diario, apunto todo lo que no me quiero olvidar de hacer y así tengo una referencia a la que volver si algún día tuve alguna idea de post, nuevo proyecto, etc. Esta lista no cambia a diario, sino que crece a diario, la base es la misma y pueden aparecer nuevas tareas para añadir.

4. Haz que las listas hablen entre sí. Es decir, habrá días que alguna de las tareas de la lista de tareas importantes generales, pase a la lista de hoy y viceversa. Aún así, no acumules muchas tareas para un mismo día, no es bueno y te sentirás agobiado/a. Es mucho mejor y más satisfactorio tener una lista diaria toda tachada, que haber ampliado esa lista y que tengas 5 más por completar. Sé realista siempre, no te cargues más de la cuenta sólo por pensar te gustaría tenerlo listo.

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Como ya te he comentado, escribo todas mis listas en una libreta. Esta misma libreta me sirve de base para apuntar todo, ideas, proyectos, tareas, apuntes de reuniones, etc … siempre en orden cronológico. Lo primero que hago cada día es apuntar la fecha y a partir de aquí miro la lista de tareas que dejé preparada la noche anterior y creo la nueva lista de tareas diaria. También aprovecho para repasar la segunda lista, la general, que no varia y repaso si se han realizado o si tengo que apuntar nuevas tareas. Una vez acabo con este ritual, estoy lista para ponerme con la primera tarea … fácil ¿verdad?

Es una manera muy sencilla de ‘liberar la mente’. Al final, dejamos apuntadas todas las tares que nos consumen. Ahora liberaremos la mente y sólo nos centraremos en leer y ver qué nos toca hacer. Y, en cuanto se te ocurra algo nuevo, no lo dejes en la mente, ¡apúntalo! y vacía tu cabecita, verás qué bien vas a trabajar con la cabecita nada espesa.

Yo te animo muy mucho a que lo intentes. Si eres de «listas» como yo, verás que te va a funcionar mucho mejor que antes … y si no eres muy de ellas, ¿por qué no intentarlo? A lo mejor consigues tu fórmula personal.

¿Te animas a probar? ¿Tú también eres de «listas» para arriba y para abajo?

By | 2018-01-19T22:00:43+00:00 17 Mar, 14|Blogging, Emprender, Recursos|21 Comments

21 Comentarios

  1. Bodas con detalle 17 marzo, 2014 en 09:22 - Responder

    Ya me he guardado el post en favoritos. Me va a venir genial leermelo de vez cuando porque necesito organización con el blog que a veces no me cunde el tiempo como debería. Un beso!

  2. Blanca 17 marzo, 2014 en 13:07 - Responder

    Me alegra ver que no soy la única que usa fichas y cuadernos!
    Antes usaba miles de cuadernos y mi agenda, pero los cuadernos era un sitio de almacenamiento caótico. Ahora he descubierto las fichas (bueno, ha sido mi madre que ha sido archivera y de esto sabe mucho), así que mi material son mi agenda, mis fichas diarias (donde también apunto mi lista de «deberes») y un archivero con fichas y separadores donde tengo todo lo relacionado con mi trabajo. Desde proveedores hasta la última idea para el post del blog.
    La organización es nuestra gran amiga!

    • Julián 18 marzo, 2017 en 22:26 - Responder

      Blanca, echa un vistazo a la aplicación TRELLO. La tienes vía web, en móvil o para ordenador. Para mi ha sido el gran descubrimiento del 2016 y por lo que leo, encaja con tu forma de organización.
      Saludos

  3. valeria 17 marzo, 2014 en 13:24 - Responder

    Es cierto,es una forma de organizarse muy buena y al final del dia,cuando chequeas lo que has realizado,te sentis bien por haber cumplido!!.Lo comprobe cuando mi hija cumplia los 15 años,y yo estaba un poco desbordada de tareas.Que bueno compartir estas ideas!!!!

  4. me mola el diy 17 marzo, 2014 en 13:26 - Responder

    Me ha encantado! Pero una duda: por ejemplo si apuntas tareas de hoy en una página y tareas importantes en otra y después al siguiente día en una tercera página las tareas de ese día. Si las tareas importantes se van ampliando al final te quedas sin espacio no? Gracias!

    • Anna Díez 17 marzo, 2014 en 17:24 - Responder

      Yo lo que hago últimamente es tener 2 libretas. Así no pasa lo que dices y la lista de tareas importantes no se intercala con la otra. Te vale? 🙂

  5. Cristina Nice Party 17 marzo, 2014 en 14:43 - Responder

    Muy interesante! Yo que tengo que dar un pasito mas en esto de la organización personal me lo apunto. Está genial ver los métodos de los demás para buscarme el mío propio. Gracias por las ideas Anna

  6. Laura 17 marzo, 2014 en 17:17 - Responder

    Me encantan tus entradas, sencillas, prácticas, útiles, fáciles de llevar a cabo tus consejos, «limpias» visualmente…
    Gracias por tu trabajo y aporte.
    Pd: ya me he fijado en ese bolígrafo en alguna entrada tuya anterior…y es que me tiene enamorada!!!!! Qué tipo de bolígrafo es (marca, cadena…)?

    • Anna Díez 17 marzo, 2014 en 17:30 - Responder

      Laura, gracias por tus palabras! el boligrafo es de la marca Pantone! 🙂

  7. Neus 17 marzo, 2014 en 18:31 - Responder

    Muchas Gracias por este post ( y por los otros, también,eh?jijiji) Yo también lo apunto todo en cuadernos,agendas, pero no llegaba a optimizar el trabajo. La idea de las listas me ha encantado, así que ya he empezado! 🙂

    Un besito

  8. Ana Márquez 17 marzo, 2014 en 22:11 - Responder

    Hola Anna,

    Qué práctica e instructiva la entrada de hoy. La verdad que yo también voy de arriba para abajo con mi libreta reciclada… la tengo desde junio 2013. No es tan bonita y no está tan organizada como la tuya… pero es verdad que sirve para descargar de la mente todo aquello que te inquieta, todo lo que quieres plasmar algún día en el blog, o simplemente que ese momento de inspiración se plasme en un nuevo boceto para una creación nueva…
    Así que… creo que solo me queda decorarla un poquito y organizarme el día a día con las notas que nos has mostrado.
    Mil gracias por tu ayuda… hay días que todo se ve demasiado caótico, y personas como tu nos hacen parar de repente, pensar de nuevo… y pasar a la acción!!!!
    Un abrazo enorme!!

  9. Anna- Petit taller de costura 18 marzo, 2014 en 13:42 - Responder

    Gracias, Anna, por tu post! Lo he visto en el mail y no he podido pasar sin leerlo! Yo también soy de listas, pero en papeles y papelitos que luego no encuentro en ningún sitio y empiezo otra nueva… Y tengo una libreta pero es tamaño A6, demasiado pequeña. Me encantan tus propuestas, voy a buscar una libreta ya y a personalizarla! 😉

  10. Mifuku (Marta) 18 marzo, 2014 en 19:12 - Responder

    Yo sí que soy de listas y agenda porque mi trabajo obliga. Y en lo personal, desde luego! Soy de las que tiene el blog de notas pegado a la puerta de la nevera con la lista de la compra donde voy anotando todo lo que falta…y luego cien mil libretitas. Como me encanta hacerme las libretas me hago unas pequeñitas con pocas hojas para cada mes, así la puedo llevar a todas partes porque yo soy como «Dori» de «Buscando a Nemo» si no me lo apunto todo, al minuto se ha ido de mi cabeza. Gracias por el post Anna, intentaré seguir tus consejos…BSOS

  11. Amante del Papel 18 marzo, 2014 en 22:59 - Responder

    me parece una excelente idea

  12. Mar 19 marzo, 2014 en 20:59 - Responder

    No sé cuantas libretas he empezado este año y es que cada vez quiero hacer más cosas y me cuesta más organizarme. He empezado por hacer una lista de tareas para cada uno de mis clones, ahora no sé si la libreta se clonará conmigo o si tendré que comprarle una a cada uno de mis clones. Si no consigo clonarme…supongo que tener 8 libretas puede ser una buena opción, jeje
    Muchas gracias por tus consejos.

  13. Albanie 22 marzo, 2014 en 10:05 - Responder

    Me ha encantado este post y me he puesto manos a la obra enseguida, me irá que ni pintado e incluso, si no te importa, he subido una entrada en mi blog (http://apartamentonumeroveintidos.blogspot.com.es/2014/03/listas-y-organizacion.html) explicando este método de organización y dándote las gracias (si lo lees, espero que te guste).

    Muchos besos, he de decir que tu blog en general es uno de mis favoritos 🙂

  14. Josefin 22 marzo, 2014 en 16:03 - Responder

    Soy de listas, y también he sido de libretas, pero me ha gustado lo k has dicho de 2 diferentes listas para poder llegar a sentir que has llegado a tu objetivo del día – que es algo que me hace muchísima falta ahora!! Desde k perdí el trabajo siento que no llego a nada, ni si quiera las tareas de casa que antes hacia también mientras trabajaba….
    Ayer por eso me puse a hacer una cosa que hacia mucha falta y que llevo tiempo pensando – estuve todo el día, pero se puede ver el resultado – igualmente que falta mucho para acabar!!
    Voy a intentar aprender de tus consejos y a ver si consigo cojer las riendas de mi vida otra vez – y así ver que sí llego a algo!!! La vida de una ama de casa es tan desagradecida, por la casa misma – y otra cosa tengo yo miedo de que uso mucho tiempo con la libreta y las listas también…

  15. María Mimosorum 19 abril, 2014 en 12:54 - Responder

    Ay, que gusto da ver que no eres tan bicho raro como creías, jeje. Yo también he sido y soy de listas…tanto, que hasta es motivo de cachondeo en la familia. Yo y mis listas, sino estoy perdida. Ya mis niñas me imitan y están cogiendo post-it a todas horas para hacerse sus listas.

    El tema, ya lo sabes, es súper interesante en los tiempos que corren, que queremos hacer muchas cosas y, además, hasta tener un blog…casi ná!! Así que he leído mucho sobre cómo organizarse pero siempre me han parecido métodos muy farragosos y, al menos, para mi, un poco complicados de poner en práctica. Y ya te digo que siempre he hecho listas y he llevado agenda desde muy joven.

    Me ha encantado leer cómo lo haces tú, y ver que coincidimos. Para mi es la forma más sencilla. En el día correspondiente de la agenda anoto lo que tengo que hacer ese día, y al final de la agenda, en las hojas de notas o listas, voy añadiendo las cosas pendientes. Aún así, hay días que, no sé cómo, estoy más liada que la pata de un romano, pero bueno, se va haciendo camino al andar….

    Besines 🙂

  16. Sol Garrido 16 febrero, 2015 en 17:11 - Responder

    Hola anna, me ha encantado tu blog!! y me parecieron muy buenos todos tus consejos!. Empezare a seguirte.
    Cariños desde argentina!!
    Sol.

  17. Silvia 29 julio, 2016 en 15:08 - Responder

    En vez de libreta valdría una agenda en la sección de listas? Me encantan tus posts. Saludos desde Extremadura.

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